Hoe maak je wettelijk correcte facturen?

Zo breng je je geleverde producten of diensten in rekening.

32
man ondertekent factuur

Het moment dat je je eerste factuur mag versturen… Een celebrating moment voor iedere startende ondernemer! Bij het opmaken van een factuur zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden. Welke onderdelen zijn verplicht op een factuur, hoe maak je deze op en waar dien je rekening mee te houden? Na het lezen van dit artikel weet je hoe je je facturen inricht.

Factuuradministratie bijhouden

Als ondernemer ben je verplicht om een factuuradministratie bij te houden (met uitzondering van enkele branches, zoals ondernemers in de taxi- en openbaar vervoerbranche). Deze factuuradministratie is niet alleen belangrijk voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf. Het geeft je een goed inzicht in openstaande en uitgaande rekeningen.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Een factuur moet wettelijk gezien aan een aantal verplichtingen voldoen. De volgende onderdelen vermeld je op de factuur:

  • Je eigen bedrijfsnaam en NAW-gegevens (waaronder ook je rekeningnummer, BTW-nummer en KvK-inschrijvingsnummer)
  • NAW-gegevens van de klant, waaronder bedrijfsnaam en vestigingsadres (geen postbusnummer). BTW-nummer van de klant is verplicht wanneer het een zakelijke levering in het buitenland betreft of bij het uitlenen van personeel. Niet jij, maar de afnemer is dan verplicht BTW af te dragen in het vestigingsland. Binnen Nederland is het BTW-nummer van de klant verder niet verplicht te vermelden op de factuur.
  • Datum van facturatie (+ betalingstermijn – niet verplicht).
  • Uniek factuurnummer (In numerieke volgorde. Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma dan worden factuurnummers vaak van daaruit gegenereerd)
  • Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Het te betalen bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en -bedrag en het totale bedrag inclusief BTW (let op, soms wordt de BTW vrijgesteld of verlegd)

Veel gegevens zijn feitelijk, zoals contactgegevens. Indien je een offerte hebt gemaakt, dan heb je als het goed is de gegevens al vrijwel compleet. Er zijn echter een aantal wettelijke zaken waar je op moet letten betreft BTW, vrijstellingen en betalingstermijn. Hieronder lees je meer over deze wettelijke bepalingen.

Ontdek in onderstaande video hoe je een factuur aanmaakt in Moneybird (uiteraard zijn deze tips ook te gebruiken in andere boekhoudsoftware):

Betalingstermijn: facturen voor bedrijven

Veel ondernemers houden een betalingstermijn van 30 dagen aan. Wanneer er geen betalingstermijn overeengekomen is dan is 30 dagen tevens de wettelijke standaard. Het is niet verplicht om deze betalingstermijn op de factuur te vermelden, maar het is wel aan te raden om onnodige misverstanden te voorkomen.

Als uitzondering op deze 30 dagen, mag je altijd met een ondernemer afspreken om binnen een andere termijn te betalen. Een termijn van 60 dagen is daarbij wettelijk de max, tenzij de partijen overeenkomen dat een langere betalingstermijn voor beiden niet nadelig is.

Over een minimale betaaltermijn zijn geen wettelijke regels vastgelegd, maar de betalingstermijn is niet bindend wanneer deze onredelijk kort is (dit is een beetje een grijs gebied). Je zou kunnen kiezen voor een termijn van 14 dagen. Korter dan dat is niet aan te raden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Uitzondering: bij factureren aan de overheid geldt altijd de maximale betaaltermijn van 30 dagen.

Betalingstermijn: facturen voor consumenten

Wanneer je producten of diensten levert aan particulieren dan gelden er ook weer uitzonderingen op bovenstaande regels. Bij consumenten mag je als ondernemer zelf de betalingstermijn bepalen zolang dit een ‘redelijke’ termijn is. Die betaaltermijn vermeld je in het contract of de algemene voorwaarden.

Vrijstelling van BTW

Sommige branches en bedrijfsactiviteiten zijn vrijgesteld van BTW, waaronder gezondheidszorg, collectieve belangenbehartiging, onroerende zaken en uitvaartondernemers. Op de website van de Belastingdienst vind je een overzicht van alle BTW-vrijstellingen per branche en bedrijfsactiviteit.

Verleggen van BTW

In sommige gevallen moet je de BTW verleggen. Deze verleggingsregeling houdt in dat niet jij als ondernemer de BTW afdraagt, maar de betalende ondernemer dat doet. Dit is bijvoorbeeld het geval bij onderaanneming en bij zakendoen met het buitenland. Let erop dat je naast de BTW-aangifte bij kwartaal ook verplicht bent om ICP-aangifte te doen wanneer je zaken doet met een bedrijf in het buitenland.

BTW verleggen moet indien het geval altijd duidelijk op de factuur vermeld staan. Meer actuele informatie over het verleggen van BTW vind je op de website van de Belastingdienst.

Facturen opmaken met boekhoudprogramma

Een goed boekhoudprogramma biedt uitkomst voor het maken van gedegen facturen. Hierin kun je je huisstijl inladen en tevens de klantgegevens. Daarbij vul je zelf de bedragen in. Heb je nog geen boekhoudprogramma? Goede boekhoudtools zoals Moneybird (lees hier de Moneybird review) of e-Boekhouden (lees hier de e-Boekhouden review) bieden zeker uitkomst. Alle boekhoudprogramma’s vergelijken? Dat kan met onze boekhoudprogramma vergelijker.

Advies van boekhouder

Twijfel je bij je klanten of je bijvoorbeeld BTW moet verleggen? Of heb je graag controle op je financiële administratie? Voor actuele informatie in jouw branche/uitzonderingen op bovengenoemde raadpleeg je het beste de website van de Belastingsdienst.

Nog slimmer is het om contact op te nemen met een boekhouder voor advies op maat, al is dat maar in de beginfase van je onderneming. Zo weet je in ieder geval dat je het goed doet en later geen problemen en onduidelijkheden met de Belastingdienst krijgt.