4 tips voor een goede vergadering

Efficiënter vergaderen doe je zo!

49
meeting op kantoor

De tijd vliegt wanneer je lol hebt. Dat is de reden dat de vakantie voorbijvliegt en je voor je het weet weer aan de slag moet. De tijd van vergaderingen en overleggen breekt weer aan. Is jouw goede voornemen ook om productiever en bewuster deel te nemen aan vergaderingen en jouw personeel de kans te geven ideeën voor te leggen? Lees dan snel verder voor onze tips.

1.    Wees creatief

Toegegeven, niet iedereen houdt van vergaderingen. We hebben allemaal een beeld van personeel dat lamlendig over de tafel hangt, omdat de vergadering weer eens uitloopt. Daarbij vindt de vergadering vaak in een ruimte plaats waar je niet warm van wordt. Te weinig daglicht, te weinig ventilatie zijn voorbeelden van de meeste vergaderruimtes. Pak het daarom eens creatief aan. Nu het nog mooi weer is, kun je best eens voorstellen om buiten te vergaderen. Je zou het kunnen combineren met een wandeling of een lunch na die tijd. Een andere locatie draagt vaak bij aan goede brainstormsessies.

2.    Faciliteer in goed materiaal

We zijn gewend van vroeger om een notitieboekje en pen standaard in onze werktas te stoppen. Het kan echter lastig zijn om de ideeën en agendapunten bij te houden als er een goede brainstormsessie plaatsvindt. Bovendien zijn de meesten inmiddels gewend om alles digitaal te doen, waaronder het versturen van de notulen na de vergadering. Je kan er daarom voor kiezen om voor vergaderingen een laptop te huren voor jouw personeel. Daarmee kan iedereen meteen op de laptop notulen maken, zonder het later te hoeven overtypen uit een notitieboek. Zijn jullie een ontwerpbedrijf? Dan is het al helemaal handig om tijdens de vergadering al een opzet voor het ontwerp te kunnen maken en niet eerst een schets te hoeven maken. Door een macbook te huren, kunnen jullie tijdens de vergadering eenvoudig het ontwerp vastleggen, om te kijken of het idee echt gaat werken.

3.    Plan een vast moment in

Regelmatig een vergadering inplannen is de manier om iedereen op de hoogte te houden van projecten en de voortgang van klussen binnen het bedrijf. Bovendien is de kans groter dat het personeel uiteindelijk gaat meedenken en zelf met ideeën komt. Bepaal echter niet zomaar een dag, maar probeer eerst verschillende dagen uit. Je gaat vanzelf merken op welke dagen het personeel vol energie zit en in staat is om te brainstormen en op welke dagen dit minder aanwezig is. Het is bijvoorbeeld aan te raden om een vergadering aan het begin van de week te plannen, wanneer iedereen nog fris en uitgerust van het weekend is.

4.    Laat iedereen bijdragen

In een team ontdek je vaak snel wie vaak aan het woord is en wie zich liever op de achtergrond houdt. Dat is zonde, want iemand die zich liever op de achtergrond houdt, kan wel hele goede ideeën hebben. Zorg er daarom voor dat je iedereen aan het woord laat en iedereen een keer een vergadering laat leiden en de agendapunten laat bepalen. Je zal zien dat dit zeer positief bijdraagt aan de brainstormsessies en ideeën.

Vorig artikelEen groene kantooromgeving voor een gezonde werksfeer!
Volgend artikelPortfolio uitbreiden en steentje bijdragen met vrijwillige projecten, iets voor jou?