Het bijhouden van de personeelsadministratie of salarisadministratie kan een flinke opgave zijn. Je zult al snel merken dat alles bijhouden in verschillende documenten of bestandjes niet te doen is. Zeker niet als je bedrijf of de organisatie waarvoor je werkt aan het groeien is qua personeelsbestand. Hoog tijd dus om aan de slag te gaan met het implementeren van personeelsadministratie software. Met de juiste software houd je alles overzichtelijk, kun je repeterende taken automatiseren en geef je personeel ook zelf toegang tot de juiste gegevens. Hoe kies je de software die het best past bij jullie situatie? Met andere woorden: waar moet goede personeelsadministratie aan voldoen?
Opties voor automatisering
De belangrijkste tip die we je willen meegeven in het proces van het kiezen van personeelsadministratie software, is om goed te onderzoeken welke mogelijkheden er allemaal zijn op het gebied van automatisering. Met het juiste pakket zijn namelijk je (maandelijkse) repeterende taken verleden tijd. Denk bijvoorbeeld aan het verlonen of uitbetalen van het maandsalaris, vaste verhogingen in het salaris door treden, urenregistratie en netto-bruto berekeningen.
Daarnaast bevat goede personeelsadministratie software mogelijkheden tot uitgebreidere automatisering of workflows. Denk bijvoorbeeld aan een workflow die je in werking kan zetten zodra iemand in dienst treedt of juist uit dienst gaat. Zo worden de gegevens automatisch toegevoegd, aangepast of verwijderd. Een implementatie consultant van het software bedrijf zal samen met jou kijken waar de behoeftes tot automatisering, nu en in de toekomst, liggen en hoe dat vorm gegeven kan gaan worden.
MSS en ESS
Een goede salarisadministratie kenmerkt zich door de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste mensen neer te leggen. Het werk van een salarisadministrateur beperkt zich namelijk tegenwoordig niet meer tot het bijhouden van personeelsdossiers en het uitbetalen van salarissen en verdelen van loonstrookjes. HR-taken worden ook steeds meer vast onderdeel van dit takenpakket.
Daarom bevatten de meest salarissoftware programma’s tegenwoordig de mogelijkheid voor MSS en ESS. Dit staat voor manager self service en employee self service. Binnen dezelfde software kunnen managers en de medewerker zelf nu ook taken uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van een adres door de medewerker, het aanvragen van verlof en vakantiedagen door de medewerker en het goedkeuren hiervan door de manager. Dit zijn slechts voorbeelden van de vele mogelijkheden die MSS en ESS met zich meebrengen. Wat ons betreft een absolute must bij de keuze voor een personeelsadministratie software.
Flexibel en op maat
De verkrijgbare systemen worden steeds omvangrijker. De meeste salarissoftware bevat tegenwoordig ook mogelijkheden tot urenregistratie, afspraken rondom lease-contracten en ziekteregistratie. Vooral voor bedrijven die in een groeifase zitten, kan dit de keuze nog wel eens bemoeilijken. Een HR-optie kan namelijk nu nog niet van toepassing of gewenst zijn, maar in de nabije toekomst wellicht wel. Dan is het natuurlijk zonde als je nu wel al voor dat uitgebreide pakket moet betalen of wanneer er later weer een heel implementatieproces nodig is. Gelukkig is veel software tegenwoordig modulair opgebouwd. Zo stel je handig en flexibel je eigen software op maat samen en kun je gemakkelijk modules uitbreiden of juist weglaten.
