Urenregistratie is niet alleen belangrijk voor de salarisadministratie, maar voor het hele bedrijfsproces. Met de data die je uit urenregistratie tools haalt, kun je namelijk een stuk efficienter je personeel inplannen en werkprocessen beter inschatten. Sterker nog: je kunt met urenregistratie een hoop geld besparen. Hoe dat precies zit, lees je in dit artikel.
Urenregistratie voor personeel: de mogelijkheden
Waar zo’n dertig jaar geleden de urenregistatie voor personeel op papier werd bijgehouden, zijn er nu de meest geavanceerde apps, software en online tools. Maar welke tools zijn het best en meest gebruiksvriendelijk? Hierbij een kort overzicht van de tools die het vaakst worden gebruikt:
- Excel
- Werktijden
- GET
- Projecthours
- Asana
Op Excel na, werken veel online tools ongeveer hetzelfde. Het is logisch dat het lastig is een keuze te maken, aangezien er zó veel mogelijkheden zijn. Toch zijn twee tools die er bovenuit springen; Werktijden voor mbk(+) en grote bedrijven en Excel voor bedrijven met een paar man personeel.
Urenregistratie Excel: gratis, eenvoudig en snel
Excel-sjablonen voor urenregistratie zijn populair vanwege hun eenvoud en aanpasbaarheid. Ze stellen je in staat om op maat gemaakte urenregistratiesystemen te maken zonder te investeren in gespecialiseerde software. Met formules en grafieken kun je overzichtelijke rapporten genereren. Zelf alles instellen hoeft niet, want er zijn online gewoon kant en klare templates te downloaden. Soms gratis, soms voor een paar tientjes.
Houd er rekening mee dat urenregistratie in Excel alleen aan te raden is voor bedrijven tot 10 man personeel. Als je meer werknemers hebt, zul je zien dat je ongelooflijk veel tijd kwijt gaat zijn aan het maken en aanpassen van roosters. En zoals het gezegde luidt: tijd is geld. Kortom, zonde om daar veel tijd aan te besteden.
Software voor urenregistratie van personeel
Bedrijven met grotere teams profiteren 100% van specifieke software voor urenregistratie. Deze systemen bieden namelijk geavanceerde functies zoals geautomatiseerde loonadministratie, projectmanagementintegraties en gedetailleerde rapportage. Daarnaast voorkom je fouten en bespaar je tijd door herhalende taken te automatiseren. Daarnaast gaan de tools verder dan het registreren van uren; het is een totale personeelsplanner die ook zaken als verlof regelt.
Zoals in het eerste hoofdstuk vermeld, zijn er veel opties. De meest gebruiksvriendelijke en makkelijk te gebruiken tool is die van Werktijden. Je kunt gratis starten en het is door het kleurgebruik handig in te zien; voor zowel personeel als managers. De investering halen veruit de meeste bedrijven eruit, omdat het veel tijd bespaart én het je efficienter laat werken.
Urenregistratie app voor personeel
Als je kiest voor een software voor urenregistratie, is het aan te raden om een software met bijbehorende app te kiezen. Op die manier kan het personeel altijd en overal inzien wanneer ze moeten werken en hoe de planning eruit ziet. Ook krijgen ze inzicht in de gewerkte uren en de registratie van bijvoorbeeld verlof. Uitvallende diensten of dienstovernames worden er ook eenvoudig in geregeld. Met andere woorden: een app voor urenregistratie is onmisbaar.
Een app kan ook gebruikt worden voor het in- en uitklokken van personeel. Vooral als er in ploegendiensten wordt gewerkt, is het super handig en betrouwbaar om op die manier de uren bij te houden. Kans op fraude is klein, aangezien de app direct een melding geeft wanneer werktijden afwijken van de urenregistratie. Althans, zo werkt het bij de app van Werktijden.
Kies slim, beheer effectief
Of je nu een ZZP’er bent die een eenvoudige Excel-sjabloon zoekt of een groeiend bedrijf dat behoefte heeft aan geavanceerde software, het juiste urenregistratiesysteem is essentieel voor het soepel laten verlopen van je bedrijfsactiviteiten. Overweeg je behoeften, budget en de mate van flexibiliteit die je nodig hebt bij het kiezen van de perfecte urenregistratie-oplossing voor jouw personeel. Met de juiste tool in handen, kun je nauwkeurigheid, efficiëntie en tevredenheid van je team verbeteren.
