Vooral wanneer je een groter medewerkersbestand hebt en verschillende orders hebt die afgewerkt moeten worden, kan het maken van een goede planning van medewerkers op taken een ingewikkelde aangelegenheid zijn. Een planning is vaak niet in één keer definitief omdat medewerkers er nog op moeten reageren, en dat kan voor een onoverzichtelijke planning zorgen. Daarnaast is urenregistratie natuurlijk van belang bij orders, en ook dit brengt een administratieve taak met zich mee. Daar kun je natuurlijk mankracht op zetten, maar je kunt ook investeren in de juiste software die het proces een stuk eenvoudiger en overzichtelijker kan maken.
De juiste medewerker op de juiste plaats
Voor een goede personeelsplanning moet je factoren meenemen als welke medewerker geschikt is voor welke taken, en weten welke medewerkers niet inzetbaar zijn wegens ziekte of verlof. Dat levert uitzoekwerk op en een heuse puzzel. Dit kan veel eenvoudiger met software voor personeelsplanning. De eerdergenoemde factoren kunnen hierin geadministreerd worden, waardoor je bij het maken van plan alleen medewerkers kunt inplannen die beschikbaar zijn, en alleen geschikte medewerkers inplant op orders.
App voor medewerkers
Om een definitieve planning te maken op papier of in Excel, is ook feedback van medewerkers noodzakelijk. Deze kan regelmatig als gevolg hebben dat er toch nog aanpassingen gemaakt moeten worden in de planning. Hier moet je medewerkers dan weer van op de hoogte stellen. Het zou fijner zijn als medewerkers automatisch doorkrijgen waar ze zijn ingepland en of er wijzigingen in de personeelsplanning zijn. De juiste software gekoppeld aan een bijbehorende app kan hierin voorzien. Zo lezen medewerkers eenvoudig op hun telefoon af waar ze aan toe zijn en is een hoop belverkeer niet meer noodzakelijk om tot een uitvoerbaar rooster te komen.
Geautomatiseerde afronding van orders
Die app kan ook bijdragen aan het eenvoudiger administratief afronden van orders. Na uitvoeren van de order kan ter plekke de werkbon meteen digitaal ondertekend worden door de opdrachtgever. Ook kan facturering hiermee automatisch plaatsvinden en kunnen er foto’s van de situatie voor en na de werkzaamheden bijgevoegd worden als bewijslast. Zo kun je discussie op een later moment voorkomen. Een bijkomend voordeel van een directe digitale afronding van de order, is dat je ook meteen weet of je nog op schema ligt. Ook is een papieren werkbon hiermee overbodig, en kan deze dus ook niet kwijtraken of beschadigd raken.
Urenregistratie van medewerkers
Heb je medewerkers die uren maken die niet binnen loondienst gebeuren, dan is het noodzakelijk dat deze uren geadministreerd worden. Dat kan door wekelijks werkbriefjes in te vullen en deze handmatig te verwerken, maar dat levert natuurlijk onnodig veel werk op én laat ruimte over voor fouten en fraude. Met een de urenregistratie software binnen het digitale systeem die weet welke medewerker er hoeveel uren gemaakt heeft volgens de planning, kan dit proces automatisch gebeuren. In principe is er daarbij geen ruimte voor fouten, want werkkrachten worden betaald voor de uren die ze volgens de planning gewerkt hebben. Als de planning klopt, klopt de urenregistratie ook.
