Als je van het ene kantoor naar het andere gaat verhuizen dan zijn er flink wat zaken om aan te denken. Van het doorgeven van je contactgegevens bij allerlei instanties en klanten, tot het succesvol vervoeren van al je inboedel. Met de volgende tips ga je alvast goed voorbereid aan de slag.
Stel je hulptroepen samen
De ene zakelijke verhuizing is de andere niet, en hoe meer spullen je hebt, hoe meer je te doen hebt. Het is aan te raden om alvast hulptroepen bijeen te roepen. Wie is er bereid om te helpen? Paai medewerkers met een lekkere bbq of een diner na afloop, is meteen goed voor de teambuilding. Je kunt natuurlijk ook een verhuisbedrijf inschakelen.
Tijd voor planning en plattegrond
Nu is het tijd voor een goed doordachte planning. Daardoor kun je tijdens de bedrijfsverhuizing veel tijd besparen. Wie doet wat? En nog belangrijker, wat is de volgorde van het verhuizen van de spullen? Zorg dat de nieuwe ruimte vooraf goed gepoetst is, dat is immers gemakkelijker als alles nog leeg is (al zal je naderhand er ook nog wel een doek door moeten halen). Maak een plattegrond wat waar moet komen te staan en breng iedereen op de hoogte. Nu is het tijd om aan de slag te gaan.
Markeringssysteem toepassen
Als je veel spullen hebt dan kun je eventueel werken met een markeringssysteem. Zo kun je door middel van stickers of post-its spullen markeren, bijvoorbeeld groen voor verhuizen, rood voor laten staan. Verder kun je notes maken, zoals ‘breekbare spullen’. Zo weet iedereen dat deze doos beter extra voorzichtig behandeld moet worden.
Overbrengen van spullen
Grote kans dat je begint met zware meubels verplaatsen. Mocht je deze nog uit elkaar willen halen, zorg dan dat je weet hoe je ze naderhand weer in elkaar krijgt. Je kunt ze ook compleet vervoeren, zonder uit elkaar te halen. Heb je bijvoorbeeld een heftruck in huis, dan kun je de meubels op pallets zetten en op die manier eenvoudig naar de vervoerswagen transporteren. Zorg dat je de lading goed vastzet met spanbanden om alles op zijn plek te houden. Zo voorkom je dat spullen beschadigd geraken.
Maak de IT-zaken in orde
Internet, e-mail, telefoon, belangrijke factoren van veel kantoren. Om zo min mogelijk kostbare tijd te verliezen, is het van belang dat je vooraf regelt dat computers zo snel mogelijk weer aangesloten kunnen worden. Neem deze taak dus ook al in je planning op en besteed het eventueel uit aan een IT-professional. En vergeet dus zeker niet om je adreswijziging door te geven waar nodig.
