Wanneer schakel je een incassobureau in en hoe doe je dat?

Als ondernemer zijnde is het natuurlijk heel vervelend als je klanten niet betalen. Je doet het natuurlijk liever niet, maar als betaling uitblijft schakel je doorgaans een incassobureau in om het geld waar je recht op hebt te ontvangen. Wanneer zet je echter die stap en hoe vind je een geschikt incassobureau?

Het begint met een factuur

Als ondernemer stuur je een factuur aan je klant voor de gedane diensten of de geleverde goederen. Op een factuur vermeld je naast de NAW-gegevens en het bedrag ook een betalingstermijn. Iedere onderneming kiest in principe zelf de betalingstermijn op de factuur. De wettelijke betalingstermijn is echter 30 dagen. Dit betekent dat de klant altijd 30 dagen de tijd heeft om je factuur te betalen.

Betalingstermijn verstreken, maar geen betaling

Als de betalingstermijn van je factuur verlopen is, dan ga je niet direct een incassobureau inschakelen. Je moet eerst een aantal andere stappen nemen om ervoor te zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt. Welke stappen zijn dit?

1. Stuur de klant een herinnering. Misschien is de factuur simpelweg niet goed ontvangen of zijn ze hem per ongeluk vergeten te vragen. Je kunt dit via de mail doen, maar voor een snel antwoord of bij een gebrek aan antwoord, is het slim om eventjes te bellen. Zorg ervoor dat je een duidelijke afspraak maakt over de betaling van de factuur. Heeft de klant een reden om niet te betalen? Probeer er dan eerst samen uit te komen.
2. Is ook de gemaakte afspraak niet nagekomen of wordt er nog steeds niet gereageerd? Dan kunnen we het ons voorstellen dat het toch wel vervelend begint te worden. Stuur daarom een officiële tweede herinnering. Stel de klant een uiterste betaaldatum. Zorg er wel voor dat dit een redelijke termijn is en niet bijvoorbeeld binnen een dag, maar kies voor bijvoorbeeld 14 dagen. Geef bij deze tweede betalingsherinnering ook duidelijk aan dat je verdere stappen gaat ondernemen als betaling uitblijft.
3. Nog steeds niet betaald? Dan is dit het moment om een incassobureau in te schakelen. Stel daarvoor je klant eerst schriftelijk officieel in gebreke en vermeld hierbij dat alle extra kosten op klant worden verrekend.

Incassobureau of deurwaarder?

Als je geld tegoed hebt, dan wil je dit graag ontvangen. Het is naast een incassobureau ook mogelijk een deurwaarder in te schakelen. Hiervoor is het niet per se nodig eerst een incassobureau in te hebben geschakeld, wat wel vaak wordt gedacht. Een deurwaarder mag altijd ingeschakeld worden als je geld tegoed hebt. Toch wordt er vaker voor een incassobureau gekozen, omdat dit laagdrempeliger is.

Het grootste verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder is dat een incassobureau weliswaar meer druk kan uitoefenen om de klant te laten betalen, maar geen wettelijke bevoegdheid heeft. Een incassobureau zet de klant onder druk door te blijven mailen en bellen, zodat de klant sneller geneigd is te betalen.

Een deurwaarder heeft die wettelijke bevoegdheid wél. Een deurwaarder neemt een paar keer contact op met de klant, maar als dit na een keer of twee geen resultaat oplevert wordt een gerechtelijke procedure gestart. Dit betekent dat de klant die je geld verschuldigd is voor de rechter moet verschijnen om zijn of haar kant van het verhaal te onderbouwen. De rechter velt vervolgens een vonnis welke bepaalt of een deurwaarder extra stappen mag nemen. Onder die stappen kunnen onder meer beslaglegging op goederen, salaris of een rekening vallen.

Het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder is dus eigenlijk in één zin: een incassobureau kan alleen maar dreigen, maar een deurwaarder kan ook actie ondernemen. Het inschakelen van een deurwaarder wordt vaak gezien als een agressievere stap, waardoor er vaak geprefereerd wordt om eerst een incassobureau in te schakelen.