Tips voor het ordenen van de boekhouding

Met een geordende administratie zorg je voor rust in je hoofd.

24
Boekhouding ordenen tips

Als ondernemer heb je een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Dat betekent dat je tot die tijd je administratie moet bewaren. Is jouw administratie momenteel ongeordend? Tijd om het aan te pakken. Daarmee creëer je niet alleen rust in je hoofd, maar zorg je er ook voor dat je alles op orde hebt wanneer het nodig mocht zijn. We geven je een aantal tips.

Zorg voor inzicht in je administratie

Niet iedere ondernemer heeft evenveel focus op de administratie. Logisch, velen zijn liever bezig met het uitvoeren van het werk van hun bedrijf. Toch is het als ondernemer belangrijk om goed inzicht te hebben in je administratie. Neem dus zeker de tijd om hier beter zicht op te krijgen en sorteer bijvoorbeeld alle belangrijke documenten in ordners. Relevante rapporten en diploma’s van cursussen kun je categoriseren in rapportmappen of diplomamappen.

De administratie kun je bijvoorbeeld bewaren in een (afsluitbare) archiefkast. Doe dit op volgorde van jaren, zodat je altijd snel iets terug kunt vinden indien nodig.

Plan vaste momenten voor de administratie

Het steeds even tussendoor doen van de administratie is vaak geen goed idee. Meestal merk je al snel dat je toch wat meer tijd kwijt bent dan je in eerste instantie had verwacht. Het is tevens niet handig als er steeds van alles tussendoor komt. Dus bij voorkeur smartphone aan de kant (indien mogelijk) en hup, even doorknallen op vaste momenten van de maand.

Plan ook alvast ruimte in voor de belangrijkste deadlines betreft de Belastingdienst, zoals het indienen van btw-aangiften, het aangeven van de inkomstenbelasting, het eventueel overmaken van salarissen en het deponeren van de jaarrekening.

Sorteer post en e-mail op een werkbare manier

Wanneer er weer een brief op de mat valt ben je al snel geneigd om hem even snel open te maken en vervolgens aan de kant te leggen. Of je hem nu vooraf leest of niet, het is in ieder geval slim om een logisch postsysteem voor jezelf op te zetten. Je kunt brieven bijvoorbeeld in een vakje leggen en ook hiervoor weer een bepaald moment per week plannen om alles weg te werken. Relevante brieven om te bewaren kun je vervolgens in de ordners plaatsen.

Tips ordenen boekhouding

Ook wat betreft e-mail is het belangrijk om voor jezelf een vast stramien te vinden. Wat bijvoorbeeld zou kunnen helpen om je mailbox geordend te houden is om ook hier weer voor bepaalde zaken een vast moment te plannen. De e-mails kun je snoozen, zodat ze op het geplande moment bovenaan in je inbox als reminder verschijnen.

Automatiseer waar mogelijk

Niet iedereen is weg van automatiseren, maar als je tijd wilt besparen kan dit zeker een goede oplossing zijn. Een automatisch systeem maakt daarnaast eigenlijk nooit rekenfouten. Een slim boekhoudpakket met bankkoppeling is altijd een wijze zet indien je dit nog niet hebt. Zo worden bankmutaties automatisch gekoppeld aan je facturensysteem. Ook voor het maken van planningen en het bijhouden van een urenregistratie zijn er diverse handige tools op de markt.

Controleren, kies voor een boekhouder

Jezelf uren blind staren op de cijfers en regeltjes omtrent Belasting, daar wordt natuurlijk niemand blij van. Een boekhouder in de armen nemen kan in dat geval nooit kwaad. Dit scheelt je tijd, en hoewel je natuurlijk betaalt voor de dienst, kan het je ook nog eens veel geld schelen. En niet te vergeten, heel wat stress. Want wanneer je een boekhouder inhuurt weet je zeker dat jouw administratie ook fiscaal gezien netjes in orde is.

Vorig artikelWord een EK-terras: toon wedstrijden, versier met vlaggen & trek klanten!
Volgend artikelVerdient online marketing een grotere rol in jouw bedrijfsvoering?