Onbetaalde facturen? Tips voor het inschakelen van een incassobureau!

Heb je klanten die niet betalen voor een geleverd product of dienst, zelfs niet naar meerdere reminders? Dat is natuurlijk erg vervelend. Kom je er niet uit met de partij in kwestie, dan kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen.

Wat doet een incassobureau, wat is het verschil met een deurwaarder en wanneer is het tijd om via een incassobureau actie te ondernemen? Hoe ziet de procedure eruit en zijn er kosten aan verbonden? In dit artikel krijg je antwoord op deze vragen.

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een instantie die vanuit de schuldeiser schulden int voor een opdracht. Dat kan zowel bij particuliere als zakelijke cases. Op het moment dat je als schuldeiser een incassobureau inschakelt dan loopt het contact met je klant vanaf dan via het incassobureau.

Het incassobureau neemt daarbij bepaalde stappen om te zorgen dat facturen alsnog betaald worden. Gebeurt dit niet? Dan is de vervolgstap een deurwaarder inschakelen. Die kan nog een aantal stappen verder gaan om het geld te vorderen, zoals het uitbrengen van een dagvaarding of beslaglegging op geld, inboedel of salaris.

Wanneer incassobureau inschakelen?

Ben je schuldeiser en overschrijdt een klant de betalingstermijn van de factuur? Dan kun je het beste het gesprek met de klant aangaan en een betalingsregeling treffen. In praktijk blijkt dit echter niet altijd mogelijk.

Kom je er met de klant echt niet uit? Dan kun je een incassobureau inschakelen om de vordering via een externe partij te doen. Hierbij stuurt het incassobureau een of meerdere herinneringen (aanmaningen).

Overweeg je een bureau voor incasso in te schakelen, zorg dan dat je vooraf verschillende stappen ondernomen hebt waaruit blijkt dat je het eerst zelf hebt proberen op te lossen met de niet-betalende partij:

• Stuur minimaal één betalingsherinnering (aanmaning) voordat je een incassobureau inschakelt.
• Zorg dat op deze laatste aanmaning / in gebrekestelling de incassokosten vermeld staan, die in rekening worden gebracht wanneer er niet betaald wordt. Geef hierbij ook een uiterlijke termijn aan waarin je de betaling zou willen ontvangen. Deze periode moet minimaal veertien dagen zijn.
• Wacht af of de rekening alsnog binnen de nieuwe aangegeven termijn betaald wordt. Indien dit niet het geval is kun je een incassobureau inschakelen.

Bovenstaande stappen zijn voor openstaande facturen van particulieren verplicht volgens de wet, maar niet bij zakelijke klanten. Toch is het aan te raden om het bij zakelijke klanten ook op deze manier aan te pakken, omdat het je op deze manier een incasso-procedure kan besparen.

Verjaringstermijn factuur 5 jaar

Let op, de wettelijke verjaringstermijn voor een vordering is vijf jaar, dus zorg dat je binnen die tijd de nodige stappen onderneemt. Klinkt misschien logisch, maar in praktijk komt het regelmatig voor dat schuldeisers niet direct stappen ondernemen omdat ze bang zijn een klant kwijt te raken. Van de andere kant heb je natuurlijk niets aan een klant die niet betaald.

Hoe werkt een incasso-traject?

Betaalt de schuldenaar niet en schakel je een incassobureau in? Dan neem je eerst de situatie met hen door. Hierbij geef je de benodigde gegevens aan het bureau, waaronder contactgegevens van de klant en relevante contact- en factuurgeschiedenis.

Nu het accepteren van de aanvraag start het incassobureau een minnelijke incasso. Hierbij wordt de niet-betalende klant aangemaand. Indien het gaat om een particuliere klant dan ontvangt deze vóór de aanmaning ook nog een WIK-brief, oftewel een laatste herinneringen.

In circa 70% van de gevallen wordt een rekening via de minnelijke incasso betaalt (bron: GGN). Is dit bij jou niet het geval? Dan kan er een gerechtelijke incasso gestart worden. Hier komt een gerechtsdeurwaarderskantoor aan te pas. Dit is een juridisch veelomvattend proces, waarbij de situatie diverse toetsingen ondergaat.

Uiteindelijk kan er over worden gegaan tot dagvaarding, waarbij je de klant oproept om voor de rechter te verschijnen. De rechter beslist of de klant de achterstand plus eventuele rente en extra kosten moet betalen. Voldoet de klant dan alsnog niet aan het vonnis, dan kan er beslaglegging plaatsvinden.

Wat kost een incasso-traject?

De kosten voor een incassobureau komen over het algemeen voor rekening van de niet-betalende klant. Bij een minnelijke incasso worden de kosten doorgerekend tijdens het innen van de openstaande rekening.

Moet er overgegaan worden op gerechtelijke incasso? Dan zit het net iets anders in elkaar. Vaak betaal je een kostenvoorschot, omdat de zaak naar de rechter wordt gebracht (ambtshalve toetsing). Als je via het vonnis in het gelijk wordt gesteld dan draait de klant op voor de kosten. Zo niet, dan zijn de kosten voor jou.

Gelukkig kijkt een goed incassobureau altijd naar de slagingskans en overlegt met jou de situatie alvorens ze overgaan op gerechtelijke incasso.

• Betaalt je klant niet na de minnelijke incasso en wil je het daarbij laten? Dan kun je rekenen op enkele tientallen euro’s onkosten.
• Ga je over op gerechtelijke incasso en is de uitspraak in je nadeel? Dan geldt er per incassobureau vaak een kostenmaximum van enkele honderden euro’s.
• Er kunnen externe kosten in rekening worden gebracht, zoals informatiekosten of het inschakelen van gespecialiseerde juristen.
• Met deze incasso rekentool kun je uitrekenen wat de geschatte kosten zijn op basis van het factuurbedrag.

Kortom, in principe kost een incasso-traject je tijd, maar geen geld, mits de klant alsnog betaalt. Zo niet, dan komen de onkosten voor eigen rekening. Weeg dus altijd goed af of de hoogte van het openstaande bedrag een incasso-traject waard is.

Zelf online incassobureau inschakelen

Ben je op zoek naar een goed incassobureau? Tegenwoordig regel je dat gemakkelijk online. Een van de meest toonaangevende incassobureaus van Nederland is GGN. Ze hebben een transparante werkwijze en een incasso-aanvraag heb je binnen een half uurtje ingediend.

• Upload je factuur en gegevens.
• Binnen één werkdag wordt je dossier in behandeling genomen.
• Online inzicht in de voortgang van de case.
• Geen kosten mits klant factuur voldoet, anders betaal je maximaal €35.

Wordt er middels de minnelijke incasso niet betaald door de klant in kwestie? GGN is een incassobureau en deurwaarderskantoor in één, dus ze adviseren je graag of het zinvol is om de stap naar de rechter te maken. Hierbij krijg je een transparante analyse van de kosten die mogelijk voor je rekening kunnen komen indien de rechtszaak in je nadeel uitpakt.

Meer weten over GGN online incassobureau?

Zit je met een klant die niet betaald en wil je een professioneel incassobureau inschakelen die je klant met respect benadert? Ervaar dan zelf hoe gemakkelijk dat gaat met GGN incassobureau. Het klinkt misschien als een grote stap om te ondernemen, maar in werkelijkheid is het snel gebeurd en is de kans groot dat je op die manier alsnog de rekening betaald krijgt.